Chvála dveří

Moje nejvíce frustrující zkušenost coby akademika při konzultacích, jak zefektivnit firmy, je neochota manažerů experimentovat. Reálně zkusit více možností, jak by mohli firmy řídit.

Kupříkladu, jak postupovat u náhrad nákladů za služební cesty? Firma může klasicky zavést komplexní systém, v němž se bude plánovat, rozpočtovat, schvalovat, kontrolovat a auditovat každá koruna, kterou zaměstnanec může na služební cestě utratit. Alternativně může manažer mít ve své podřízené důvěru a prostě jim dát kreditní kartu a povinnost donést adekvátní účty do účtárny. Zkušenost některých firem ukazuje, že i když se pár zaměstnanců utrhne z řetězu, liberální systém je levnější. Cesty v průměru nejsou o moc dražší a firma masivně ušetří za software, dokumentaci a čas, který by jinak zaměstnanci věnovali komplexní byrokracii.

Při konzultacích s manažery se typicky objeví reakce, „Co když se to nepovede?“ Jistě, ví-li manažer, že jeho firma je okupována sebestřednými parazity, pak liberální systém nedává smysl. Není-li si však jist, pokus může ukázat, jak se věci mají. Ano, může prodělat a cimrmanovsky poznat, že „tudy cesta nevede“. Cenou za nedělání experimentů je však neodkrytí, jak mnohem lépe by firma mohla běžet. Většina manažerů však preferuje se o zlepšeních nedozvědět, když za to musí platit cenu možného krátkodobého zhoršení.

Neochota experimentovat má dlouhodobý negativní dopad na fungování firem a blahobyt zaměstnanců. Třeba téměř každý zaměstnanec, který nastupuje do firmy s novým sídlem, bude pracovat v otevřených kancelářích (open-office či open-space). Pro ty, kterým je termín cizí: jde o design kancelářských prostor s obřími místnostmi, v nichž u různě (ne)uspořádaných stolů sedí natěsnány desítky zaměstnanců, obvykle i z různých „oddělení“ firmy. Žádné zdi, žádné boxy, plná otevřenost.

Historickým důvodem vzniku otevřených kanceláří byla úspora nákladů za pronájem kancelářského prostoru. Řízením osudu se však do učebnic a praxe managementu dostaly i jako nástroj, jak umožnit, aby se zaměstnanci častěji potkávali, sdíleli si informace, radili si či se prostě lépe poznali. Místo, aby byl každý zavřen ve své kanceláři, otevřený prostor měl podpořit komunikaci, spolupráci a invenci.

Otevřené kanceláře jsou na druhé straně zaměstnanci masivně neoblíbené. Většina je nenávidí, protože se v nich hůře soustředí. Neustále musí filtrovat šum z okolí – ignorovat rozhovory kolegů, youtube videa, které si soused pouští na monitoru, stupidní výraz plyšáka, kterého má kolegyně připevněného na šanonech.

Jako každé opatření mají tedy i otevřené kanceláře svá pro a proti a osvícené vedení firem by mělo zjistit, zda benefity převažují. Fakticky to však žádná firma neví! Tuší, kolik ušetřila na kancelářské ploše, jak však design kanceláří ovlivňuje produktivitu, míru spolupráce či komunikace zaměstnanců, nemá ponětí.

Výjimkou je nyní jedna z uznávaných světových firem (zařazená v seznamu 500 největších dle časopisu Fortune), která si k přestavbě svého sídla a la „válka proti zdím“ přizvala harvardské výzkumníky, Ethana Bernsteina a Stephena Turbana. Měli experimentálně vyhodnotit, zda pozitiva otevřených kanceláří převáží.

Z firmy souhlasilo s experimentem 52 pracovníků, z oddělení od financí, přes lidské zdroje, po IT. Ve 2 týdnech před stěhováním a znovu 14 dnů po přestěhování do otevřených prostor nosili tzv. sociometrické senzory – udělátko vybavené čidly zaznamenávajícími data o jejich komunikaci s kolegy, tedy mikrofonem nahrávajícím rozhovory, akcelerometrem zaznamenávajícím jejich pohyb či infračerveným senzorem na záznam, s kým se baví. Zároveň souhlasili, aby výzkumníci měli přístup k jejich firemní komunikaci (e-mailům a chatům). Bylo tak možné exaktně změřit, jak se změní jejich chování, když se přesunou z uzavřených do otevřených kanceláří.

Fotografie jednoho z použitých sociometrických senzorů obsahujících mikrofon, infračervený senzor, akcelerometr a bluetooth (na měření polohy).

Výsledky jsou zcela jednoznačné. Po přesunu do otevřených kanceláří se zkrátila doba osobní komunikace mezi kolegy o více než dvě třetiny, zatímco až o 75 % narostl počet e-mailů a zpráv v interním komunikačním systému (více mailů pracovníci nejen posílali a přijímali, narostlo i více mailů, kde byly v kopii). Zavaleni textovou, neosobní, často nerelevantní komunikací a rozptylováním, produktivita zaměstnanců klesla jakbysmet.

Závěry nejsou pro čtenáře pracující v otevřených kancelářích šokující. Při řešení problémů chcete soukromí a zainteresované osoby, ne kakofonii hlasů a někoho, kdo jde náhodou kolem. Při příští pracovní poradě se zeptejte vedení, kolik vaše firma (nejspíše) ztrácí kvůli špatnému designu kanceláří a zda by nebyl čas na nějaký experiment pro zlepšení.


Psáno pro Lidové noviny.